MS Office क्या है और इसके उपयोग

आज के इस डिजिटल युग में सभी चीजें कंप्यूटर आधारित हो चूंकि है। ऑफिस और व्यवसायों में पहले जो काम रजिस्टरों में हुआ करते थे आज उनके लिए कई प्रकार के सॉफ्टवेयर उपलब्ध है। Microsoft Office ऐसा ही एक सॉफ्टवेयर पैकेज है, जिसका उपयोग ऑफिस के कुछ मुख्य कार्यो को करने के लिए सबसे अधिक किया जाता है। आगे आप इसी बारे में जानेगें कि Microsoft Office क्या है और इसमें कौन से सॉफ्टवेयर प्रोग्राम (टूल्स) शामिल है।

पोस्ट में निम्नलिखित टॉपिक कवर किये है:

·         माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस क्या है

·         माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के उपयोग

·         माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का इतिहास

·         प्रमुख माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस टूल्स

·         Microsoft Office 365 क्या है

·         माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस की विशेषताएं

·         माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस कैसे सीखें

·         संक्षेप में

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस क्या है – What is MS Office in Hindi?

Microsoft Office (or MS Office), कंप्यूटर सॉफ्टवेयर प्रोग्रामों का एक पैकेज (समूह) है। जिसे माइक्रोसॉफ्ट द्वारा विशेष रूप से व्यवसाय और ऑफिस के कार्यो को आसान बनाने के लिये डिज़ाइन किया गया है। इस पैकेज में शामिल प्रत्येक एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर का अपना एक विशेष उपयोग है।

उदाहरण के लिये ― MS Word का उपयोग डॉक्यूमेंट क्रिएट करने, MS Power Point का प्रेजेंटेशन बनाने, Excel का स्प्रेडशीट तैयार करने, और अन्य सॉफ्टवेयर का उपयोग डेटा मैनेजमेंट और ईमेल इत्यादि भेजने के लिए किया जाता है। इन सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन का इस्तेमाल करके आप अपने ऑफिस के कार्यो की उत्पादकता को बड़ा सकते है।

Microsoft Office दुनियाभर की विभिन्नभाषाओं में उपलब्ध है, और इसे सभी डिवाइस (डेस्कटॉप, लैपटॉप, टैबलेट और स्मार्टफोन) द्वारा सपोर्ट किया जाता है। Microsoft Office को सर्वप्रथम 1990 में लॉच किया गया था। तब से सब तक इसके कई सारे संस्करण (Versions) आ चुके है। इसका लेटेस्ट संस्करण MS Office 2019 है।

प्रमुख माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस टूल्स

जैसा हमने उप्पर आपको बताया कि Microsoft Office एक सॉफ्टवेयर पैकेज है, जिसके अंतर्गत कई सारे ऑफिस टूल्स शामिल है। आइये इसके कुछ प्रमुख टूल्स और उनके उपयोग के बारे में विस्तार से जाने।

MS Word: यह एक वर्ड प्रोसेसिंग टूल है, जिसे पहली बार 1983 मे लांच किया गया था। इसका इस्तेमाल हम विभिन्न प्रकार के डॉक्यूमेंट बनाने के लिए करते है।

MS Excel: यह एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है, जिसका मुख्य कार्य डेटाशीट तैयार करना है। फाइनेंस से सम्बंधित कार्यो में इसका सबसे अधिक इस्तेमाल होता है।

MS PowerPoint: ये शक्तिशाली स्लाइड शो प्रेजेंटेशन प्रोग्राम है। इसका उपयोग डेटा और सूचना विजुअलाइजेशन के लिए किया जाता है। PowerPoint के अंदर कई सारे फीचर दिए गए है, जिनकी मदद से आप एक बेहतरीन प्रेजेंटेशन तैयार कर सकते है।

MS Access: इस टूल को पहली बार 1992 में लांच किया गया था। यह एक डेटाबेस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर है, जो मुख्य रूप से टेबल, फॉर्म और रिपोर्ट, इत्यादि तैयार करने के काम मे आता है।

MS Outlook: ये ऐसा एप्लीकेशन है, जिसका मुख्य कार्य ईमेल भेजना और प्राप्त करना है। इसमें कैलेंडर, टास्क मैनेजर, कांटेक्ट मैनेजर, नोट मेकिंग और वेब ब्राउज़िंग जैसी सुविधाएं उपलब्ध है। Outlook को सर्वप्रथम 1997 में लांच किया गया था।

MS OneNote: एक प्रकार का डिजिटल नोटबुक एप्लीकेशन है। जिसमे आप अपने विचार और रोजमर्रा के कार्यो को लिखकर स्टोर कर सकते है।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के उपयोग – Uses of MS Office?

घर हो या ऑफिस अगर आप कंप्यूटर में काम करते है, तो कई सारे टास्क के लिए आपको Microsoft Office के टूल्स की आवश्यकता होगी। आइए जाने MS Office के इन टूल्स का उपयोग किन-किन कार्यो के लिए होता है।

·         स्टूडेंट्स अपने स्कूल असाइनमेंट, क्लास नोट्स, प्रोजेक्ट, इत्यादि बनाने के लिए इनका उपयोग कर सकते है।

·         इन टूल का उपयोग करके हम रिपोर्ट तैयार कर सकते है, रिज्यूम और लेटर जैसे डॉक्यूमेंट क्रिएट और एडिट कर सकते है।

·         फाइनेंस और एकाउंटिंग के कार्यो में इनका प्रयोग सबसे अधिक होता है। उदाहरण के लिए एक्सेल शीट की मदद से आप विभिन्न प्रकार के डेटा को व्यवस्थित कर सकते है।

·         अपनी फाइलों को इनकी मदद से ऑनलाइन स्टोर किया जा सकता है। ऐसा करने से आप उस फ़ाइल को कभी भी और कही भी एक्सेस कर पायेंगे।

·         Microsoft Office के टूल्स की मदद से एक कंपनी अपने कर्मचारियों और कस्टमर के डेटा को मैनेज करने के लिए डेटाबेस क्रिएट कर सकती है।

·         ईमेल भेजने और प्राप्त करने के लिये इनका उपयोग होता है। इसके साथ ही रोज के कार्यो को ट्रैक करने और अपने कॉन्टैक्ट को मैनेज करने के लिए भी हम इनका इस्तेमाल कर सकते है।

·         कॉन्फ्रेंस या किसी ऑफिस मीटिंग के लिए प्रेजेंटेशन तैयार कर सकते है।

इतना ही नही Microsoft Office के और कई सारे टूल्स का उपयोग करके हम बहुत चीजें कर सकते है। कुल मिलाकर एक स्टूडेंट से लेकर व्यवसायी तक सभी इसका प्रयोग अपने महत्वपूर्ण कार्यो को करने के लिए कर सकते है।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का इतिहास

माइक्रोसॉफ्ट कॉर्पोरेशन के संस्थापक Bill Gates ने 1 अगस्त 1988 को लॉस वेगास में आयोजित एक कंप्यूटर एक्सपो ट्रैड शो में पहली बार Microsoft Office की घोषणा की थी। जिसके बाद इसका पहला संस्करण (Office 1.0) नवंबर 1990 में लांच किया गया। इस संस्करण में Word, Excel और PowerPoint जैसे टूल्स शामिल थे।

तब से MS Office के कई सारे संस्करण लांच हो चुके है। हर नए संस्करण में कुछ न कुछ विशेषताएं होती है और वे पहले के मुकाबले आपको कुछ अधिक देते है। अब तक लांच हुए Microsoft Office के कुछ प्रमुख संस्करणों (Versions) की लिस्ट नीचे दी गयी है।

Microsoft 365 क्या है

Microsoft 365, एक सब्सक्रिप्शन आधारित सेवा है। अर्थात इसकी सेवाओं का लाभ उठाने के लिये आपको हर महीने कुछ शुल्क देना होगा। इसे 2011 में लांच किया गया था। इसमें आपको Microsoft Office के सभी टूल्स के लेटेस्ट वर्शन इस्तेमाल करने को मिलते है। यह अलग-अलग सब्सक्रिप्शन प्लान के साथ मे आता है। अपनी आवश्यकता के अनुसार आप पर्सनल, बिजनेस, और फैमिली प्लान में से किसी एक को चुन सकते है।

Microsoft 365 का उपयोग करने के लिए आपको इसकी आधिकारिक वेबसाइट office.comपर विजिट करना होगा। इसके बाद आप अपने माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट से साइन-इन करके अपनी जरूरत के अनुसार इसका प्लान खरीद सकते है। इसका फायदा ये है, कि आपको सभी ऑफिस टूल्स के प्रीमियम वर्शन उपयोग करने को मिलते है। इसके अलावा कुछ अतिरिक्त टूल्स और सेवाओं का लाभ भी आपको मिलता है जो आमतौर पर Microsoft Office में देखने को नही मिलेगा।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस की विशेषताएं – Features of MS Office

Microsoft Office की प्रमुख विशेषताएं निम्नलिखित है –

1. ऑफिस टूल्स का इस्तेमाल आप कंप्यूटर के अलावा अपने मोबाइल फोन से भी कर सकते है।

2. Microsoft Office का प्रत्येक टूल एक विशेष कार्य के लिए डिज़ाइन किया गया है। एक लेटर टाइप करने से लेकर सैलरी शीट तैयार करने तक ऑफिस के ढेरों कार्य आप इनकी मदद से कर सकते है।

3. साफ़ और सरल यूजर इंटरफ़ेस के कारण इसके टूल्स का उपयोग करना काफी आसान है।

4. Microsoft Office का उपयोग अब ऑनलाइन माध्यम से भी किया जा सकता है।

5. अगर आप Microsoft Office के सभी टूल्स का उपयोग करना सीख जाते है। तो यह आपके जॉब पाने के अवसर को बढ़ाता है।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस कैसे सीखें

अगर आप Microsoft Office के इन टूल्स का इस्तेमाल करना सीखना चाहते है। तो आज के समय इंटरनेट पर कई सारे फ्री संसाधन मौजूद है, जिन्हें देखकर आप आसानी से इन टूल्सका प्रयोग करना सीख जाएंगे। कुछ प्रमुख तरीके जिनकी आप सहायता ले सकते है।

सबसे सर्वोत्तम तरीका ये है, कि आप support.microsoft.com पर विजिट करिए। यहां आपको प्रत्येक ऑफिस टूल से सम्बंधित आर्टिकल और वीडियो ट्यूटोरियल मिल जायेंगे। जिन्हें पढ़कर और देखकर आप आसानी से इन्हें इस्तेमाल करना सीख जायेंगे। यूट्यूब पर भी कई सारे ट्यूटोरियल मौजूद है, जिन्हें देखकर आप Microsoft Office से सम्बंधित स्किल्स सीख सकते है।

कई सारे ऑनलाइन कोर्स मौजूद है, जिनकी मदद से आप ऑफिस के सभी टूल्स का इस्तेमाल करना सीख सकते है। अच्छी बात ये है कि, ये काफी सस्ते होते है।

संक्षेप में

अंत मे यदि Microsoft Office क्या है? इसके बारे में एक संक्षिप्त विवरण दे तो यह उन सॉफ्टवेयर प्रोग्रामों का एक समूह है, जिनकी मदद से आप ऑफिस सम्बंधित ढेरों कार्य जैसे डॉक्यूमेंट बनाना, डेटा शीट बनाना, प्रेजेंटेशन तैयार करना, इत्यादि कर सकते है। यही कारण है कि इसे ऑफिस सूट भी कहा जाता है। हालांकि व्यवसायों में भी इसका इस्तेमाल बखूबी होता है।

उम्मीद करते है, पोस्ट पढ़कर आपको Microsoft Office क्या होता है? इसके प्रमुख टूल्स और उनके उपयोग के बारे में अच्छे से जानकारी हो गयी होगी। अगर फिर भी कोई सवाल या सुझाव हो तो कृपया कमेंट के माध्यम से हमे जरूर बताएं। पोस्ट ज्ञानवर्धक लगी हो तो कृपया इसे Social Media पर Share जरूर करे, ताकि आपके माध्यम से अन्य लोगों तक यह जानकारी पहुंच पाए।